為什麼一定要每天備份？我們遇過許多客戶，有的是電腦遭竊、有的是硬碟損壞，甚至有的是不小心把資料刪除，導致整個資料庫流失。辛辛苦苦建立的資料就這樣不見了，光是要找一筆維修資料就很頭痛，更何況還有未收帳款的問題。請不要存有僥倖的心態。
1
正確的備份觀念
硬碟是新的，應該不會壞吧？
錯！每個人都覺得自己不會那麼倒楣，但硬碟故障常常和新舊無關，有的客戶買沒幾天就壞了，而且還是在正常使用下發生的。所以不要對硬碟太有信心。
硬碟分成 C 碟和 D 碟，備份在 D 碟就可以了吧？
這只適用於「C 碟出問題、需要重灌」的情況。如果是整顆硬碟故障，無論備份在 C 碟、D 碟還是其他碟，都沒有用，因為它們都在同一顆硬碟裡，資料等於沒有備份。
加裝第二顆硬碟總可以了吧？
有但書：第二顆硬碟要能隨時取下來，而且下班時要把它拔起來，放在安全的地方（放在家裡，或是公司比較安全的地方），才能避免整台電腦被偷走時，備份也一起不見。我們有客戶的電腦被整台抱走，也有客戶送修的電腦在運送途中被偷走，資料都很難追回。
外接硬碟或隨身碟也可以
外接硬碟或隨身碟都是不錯的備份裝置。如果還有第二部電腦，再把備份的資料複製一份到第二部電腦，就更萬無一失了。
請注意：使用隨身碟或外接硬碟備份時，建議只在備份資料的時候才把設備插上，備份完畢後請把設備拔除，避免電腦中毒時，連備份也一起受到影響。
2
方法一：在軟體內執行備份程式（建議）
離開軟體時，電腦會自動開啟備份程式；也可以在軟體選單的「系統支援」→「資料備份作業」自行執行。程式執行時會出現如下視窗：
- 建議同時備份到兩個不同的地方：磁碟機代號 1 填 D 碟，磁碟機代號 2 填隨身碟（或外接硬碟）所屬的磁碟機代號。
- 按下「F9:確定」，電腦會自動備份。
- 備份是依星期幾分開存放：星期一備份到
BACK1資料夾，星期二備份到BACK2資料夾，以此類推，所以最多會保留最近七天的資料。 - 備份前請確定所有畫面都已結束並關閉。
- 備份時若畫面一閃即過，可能是備份沒有成功（例如隨身碟被設定防寫），請再檢查一次。備份後可以檢查資料是否備份成功。
3
方法二：用檔案總管複製資料夾
備份時軟體必須先離開，才能確保資料備份成功。
- 開啟「檔案總管」，進入 C 碟，找到軟體的資料夾：
軟體 資料夾路徑 電器行 C:\KYCELE汽車保養廠 C:\KYCCAR機車行 C:\KYCMT中古車行 C:\KYCOLDCAR進銷存 C:\KYCCOM - 在該資料夾按下滑鼠右鍵，點選「複製」。
- 移到要備份的磁碟（例如隨身碟或外接硬碟），按下滑鼠右鍵，點選「貼上」即可。
小提醒：若公司的電腦常會跳電，建議加裝 UPS（不斷電系統），讓停電時還有足夠的電力，可以把手上那筆資料輸入完並正常關機。UPS 的供電時間有限，知道停電後請不要拖到最後一刻，輸入完該筆資料就盡快正常關機，確保資料完整及電腦穩定。